Branża budowlana

Jedna z wiodących firm polskiego sektora budownictwa elektroenergetycznego, która z sukcesem działa na rynku już od ponad 70 lat. Regularnie uczestniczy w budowie kluczowych obiektów energetycznych na terenie Polski oraz z sukcesem świadczy usługi i dostarcza produkty na rynki zagraniczne. Specyfika działalności zakłada między innymi usługi z zakresu projektowania konstrukcji, budowy linii wysokich napięć, budowy stacji elektroenergetycznych, produkcji konstrukcji stalowych, a także prac rozruchowych i serwisowych. Każdego dnia pracownicy wykonują swoje obowiązki z różnych lokalizacji, w zależności od wymagań projektowych danej inwestycji budowlanej. Jedni z pionierów pracy zdalnej.

CEL PROJEKTU

Digitalizacja procesów związanych z obiegiem dokumentów finansowych, środków trwałych, urządzeń, rozliczeń wyjazdów umożliwiająca pracownikom pracę z dowolnej lokalizacji, w tym w szczególności na prowadzonych budowach ograniczając w ten sposób konieczność powrotów do biura dla wykonania tych czynności.

Ze względu na profil firmy pracownicy stacjonują na co dzień w różnych lokalizacjach na terenie całej Polski i większość interakcji z systemami elektronicznymi wykonują z placów budowy. W związku z tym narzucony przez pandemię model pracy zdalnej nie był nowością dla naszego Klienta, którego można uznać za pioniera w tej dziedzinie. Naszym zadaniem było dostarczenie narzędzia, wdrożenie procesów eliminujących konieczność prac biurowych i zapewnienie ich maksymalnego bezpieczeństwa.

ZAPROPONOWANE ROZWIĄZANIE

Na podstawie wymagań Klienta zaproponowaliśmy wdrożenie Archillea w zakresie czterech procesów:

obieg faktur,
obsługa delegacji,
zarządzanie urządzeniami budowlanymi,
zarządzanie cyklem eksploatacji urządzeń.

WYKORZYSTANE TECHNOLOGIE

Bazowaliśmy na naszym systemie Archillea zintegrowanym z modułem ABBYY OCR. Wykorzystana w nim technologia OCR (ang. optical character recognition) oraz moduły sztucznej inteligencji wykonujące klasyfikację dokumentu i rozpoznanie jego atrybutów. Rozwiązanie takie prowadzi do pełnej automatyzacji rozpoznania min. faktur. Moduł pozwala na poprawne rozpoznanie 90% testowanych przez nas dokumentów diametralnie usprawniając ich obsługę.

Trójwarstwowa architektura zbudowana o serwer bazy danych, serwer aplikacyjny oraz przeglądarkę internetową.

Wykorzystany został stos technologiczny Microsoft:

Serwer bazy danych MS SQL Server,
Serwer aplikacji IIS.

WYZWANIA PROJEKTOWE

Zaprojektowanie stabilnego systemu, który umożliwi korzystanie z niego bez względu na miejsce pracy użytkownika końcowego

Bezpieczeństwo dostępu do danych

Zapewnienie dostępności systemu z dowolnej lokalizacji

Integracja z systemem ERP w celu zapewnienia ciągłości przepływu informacji

Proces ułożony do różnego rodzaju dokumentów, często specyficznych dla wdrażanej branży

PRZEBIEG WDROŻENIA

Zaproponowane rozwiązania z zakresu Platformy Cyfryzacji Procesów bazowały na predefiniowanych w Elektronicznym Obiegu Dokumentów procesach. Modyfikacje pozwalające na jego pełne dopasowanie do potrzeb Klienta stanowiły 20% złożoności procesów, co pozwoliło na szybkie wdrożenie i uruchomienie systemu bez konieczności przeprowadzania złożonych prac deweloperskich. Wdrożenia realizowane były proces po procesie i każde z nich trwało ok. 4 miesięcy każdorazowo składając się z 4 etapów.

KONCEPCJA BIZNESOWA

Na podstawie informacji uzyskanych na spotkaniach analitycznych przygotowaliśmy koncepcję, w której opisaliśmy jak nasza Platforma Cyfryzacji Procesów spełni pierwotnie sprecyzowane wymagania Klienta min. przebieg procesu, projekt ekranów, projekt raportów, reguły walidacji, interfejs z systemem ERP.

KONFIGURACJA

Po zaakceptowaniu przez Klienta koncepcji rozpoczęliśmy konfigurację systemu. Z wykorzystaniem parametryzacji dopasowaliśmy aplikację do wymagań opisanych w dokumentacji. Konfiguracja opiera się przede wszystkim na modelowaniu, narzędzia wbudowane w Archillea to modeler procesu, modeler obiektów danych, modeler ekranów, edytor szablonów raportów.

INTEGRACJA Z SYSTEMEM ERP

Koncepcja biznesowa opisuje zakres interfejsów w odniesieniu do zakresu przepływów pomiędzy systemami oraz zakresem wymienianych danych dla każdego z nich. System EOD ma szeroki zakres tworzenia interfejsów, zarówno poprzez wywołania usług integrowanych systemów, poprzez interfejsy bazodanowe, skończywszy na wymianach plików (stosowane często do zasileń słowników, czy inicjalne załadowanie danych). Typowy zakres integracji z systemami ERP to pobieranie wartości słowników dla danych podstawowych np. lista klientów, pracowników oraz zwracanie rezultatu wykonania procesu do systemu ERP np. księgowanie przeprocesowanej faktury, delegacji, przesunięcie środka trwałego.

TESTY

Po zakończeniu prac parametryzacyjnych przeprowadziliśmy szereg testów, w tym testy wewnętrzne i akceptacyjne żeby upewnić się, że przygotowane przez nas rozwiązanie spełnia najwyższe kryteria jakości i zapewnia komfort pracy użytkownikom. Etap testowania trwał 2 tygodnie.

PRZEKAZANIE SYSTEMU

Przystępując do przekazania zaprojektowanego rozwiązania w ręce Klienta zorganizowaliśmy szereg szkoleń, dzięki którym wyposażyliśmy pracowników w niezbędną wiedzę. Okresowo ponawiamy testy bezpieczeństwa gwarantujące najwyższy możliwy poziom ochrony. Nieustannie wspieramy naszego Klienta w dalszych pracach rozwojowych przy wykorzystaniu Elektronicznego Obiegu Dokumentów.

Koordynatorzy budów oszczędzają średnio 2 dni w tygodniu przez brak konieczności regularnego przyjazdu do biura.

Udało się zaoszczędzić 10-20% casu pracy tygodniowo na przejazdach koordynatorów do biura

Platforma Cyfryzacji Procesów pozwala na pełną kontrolę, monitorowanie i audytowanie obsługiwanych przez nią procesów.

System zapewnia pełną wydajność i umożliwia pracę jednocześnie 200 pracownikom

Praca działu administracji została usprawniona, a proces obiegu standardowego dokumentu skrócony o 30-40%.